e-Fatura entegratörünüzden memnun değil misiniz? Yüksek kontör ücretleri, yavaş arayüz, pazaryeri entegrasyonu eksikliği ya da yetersiz destek nedeniyle birçok satıcı yılın belirli dönemlerinde entegratör değiştirmeyi düşünür. İyi haber şu: entegratör değiştirmek mali mührünüzü veya GİB kaydınızı kaybetmek anlamına gelmez. Doğru sırayı izlerseniz fatura kesmeye tek gün bile ara vermeden yeni sağlayıcınıza geçebilirsiniz.
Bu rehberde mevcut entegratörden nasıl ayrılacağınızı, GİB tarafında yeni entegratörü nasıl tanımlayacağınızı, kesinti yaşamadan nasıl geçeceğinizi ve en kritik konu olan eski faturalarınızı yasal saklama yükümlülüğünüze uygun şekilde nasıl koruyacağınızı sırayla ele alıyoruz.
Entegratör değiştirmeden önce bilmeniz gerekenler
e-Fatura ve e-Arşiv uygulamasına özel entegratör üzerinden dahil olan mükellefler, istedikleri zaman başka bir özel entegratöre geçebilir veya GİB Portal yöntemine dönebilir. Entegratör yalnızca faturalarınızı GİB'e ileten teknik bir aracıdır; vergi kimliğiniz, mali mührünüz ve GİB'deki mükellefiyet kaydınız size aittir ve değişmez.
Geçişe başlamadan önce şu noktaları netleştirin:
- Sözleşme ve süre: Mevcut entegratörünüzle yıllık sözleşmeniz olabilir. Erken çıkış koşullarını ve kalan kontörlerinizin iade edilip edilmeyeceğini kontrol edin.
- Mali mührünüz: e-Fatura için kullandığınız mali mühür sertifikası (veya şahıs firmaları için e-İmza) sizindir; yeni entegratöre de aynısını tanımlarsınız.
- Geçmiş faturalar: Eski entegratörde duran tüm gelen/giden faturalarınızı geçişten önce indirmeniz gerekir.
- Entegrasyon ihtiyaçları: Pazaryeri siparişlerinden otomatik fatura kesiyorsanız, yeni entegratörün veya kullandığınız yazılımın bu entegrasyonu desteklediğinden emin olun.
Hangi sağlayıcıya geçeceğinize henüz karar vermediyseniz, e-Fatura entegratörü seçerken dikkat edilmesi gereken kriterleri incelemenizi öneririz. Doğru kriterlerle seçim yapmak, kısa süre sonra tekrar geçiş yapma zahmetinden sizi kurtarır.
Mevcut entegratörden ayrılma süreci
Mevcut entegratörden ayrılma, çoğu zaman yeni entegratöre geçmeden önce tamamlanması gereken bir adım değildir; tam tersine, yeni entegratör hazır olana kadar eskisini kapatmamak en güvenli yöntemdir. Yine de ayrılma sürecini şu adımlarla yönetin:
1. Bekleyen faturaları tamamlayın
Henüz kesilmemiş ya da taslak halinde bekleyen faturalarınız varsa, geçişe başlamadan önce bunları sonuçlandırın. Karşı tarafça onaylanmamış (kabul/ret bekleyen) gelen faturaların durumunu netleştirin.
2. Eski faturaları arşivleyin
Bu adım pazarlık konusu değildir. Entegratörden ayrıldıktan sonra panelinize erişiminiz kısıtlanabilir. Tüm gelen ve giden faturalarınızı, GİB onaylı imzalı XML (UBL) ve görüntülenebilir PDF formatında bilgisayarınıza ve bir yedeğe indirin. Saklama süreleriyle ilgili güncel yasal yükümlülüğü mali müşavirinizle teyit edin.
3. Aktarım talebini iletin
Yeni entegratörünüz hazır olduğunda, eski entegratöre hesabınızı kapatma/aktarım talebinizi yazılı olarak bildirin. Kontör iadesi veya sözleşme feshi varsa bu yazışmayı saklayın.
GİB üzerinde yeni entegratörü tanımlama
e-Fatura sisteminde her mükellefin GİB nezdinde bir "aktif etiketi" ve hizmet aldığı entegratör kaydı bulunur. Yeni entegratöre geçişte bu kayıt güncellenir. Sürecin teknik kısmını genellikle yeni entegratörünüz sizin adınıza yürütür; sizden istenen yalnızca yetkilendirme ve mali mühür bilgileridir.
Tipik akış şöyledir:
- Başvuru: Yeni entegratörle sözleşme imzalar ve mali mührünüzü (veya e-imzanızı) sisteme tanımlarsınız.
- Etiket güncellemesi: Yeni entegratör, GİB sistemine sizin için yeni gönderici/alıcı birim etiketini (posta kutusu adresini) tanımlar. Bu etiket aktif hale gelince faturalarınız artık yeni entegratör üzerinden akmaya başlar.
- Doğrulama: Etiketin GİB tarafında aktifleştiği teyit edilir. Eski etiketin pasife alınması bu aşamada planlanır.
Aşağıdaki tablo, geçiş öncesi ve sonrasında nelerin değiştiğini, nelerin aynı kaldığını özetler:
| Unsur | Eski entegratörde | Yeni entegratörde |
|---|---|---|
| Vergi kimlik no / mükellefiyet | Sizin | Aynı, değişmez |
| Mali mühür sertifikası | Tanımlı | Aynı mühür yeniden tanımlanır |
| GİB gönderici/alıcı etiketi | Eski etiket | Yeni etiket aktifleşir |
| Geçmiş faturalar | Eski panelde durur | İndirip arşivlemeniz gerekir |
| Pazaryeri entegrasyonu | Eski bağlantı kapanır | Yeniden kurulur |
Kesinti yaşamadan geçiş için pratik plan
En çok endişe edilen konu, geçiş sırasında fatura kesememe riskidir. Doğru planlamayla bu riski sıfıra indirebilirsiniz. Anahtar prensip: yeni entegratör tam olarak hazır ve test edilmiş olmadan eskisini kapatmayın.
Geçişi sakin bir döneme planlayın
Ay sonu yoğunluğundan, kampanya dönemlerinden ve Efsane Cuma gibi yoğun satış günlerinden uzak bir tarih seçin. Sipariş ve fatura hacminin düşük olduğu bir döneme denk getirmek, olası küçük gecikmelerde bile sizi rahatlatır.
Paralel dönemi yönetin
Yeni etiket aktifleşene kadar kısa bir geçiş aralığı olabilir. Bu aralıkta gelen faturaların hangi entegratöre düştüğünü takip edin; karşı tarafların bazıları eski etikete fatura göndermeye devam edebilir. Etiket geçişi GİB tarafında tamamlandığında bu sorun kendiliğinden çözülür.
Test faturası kesin
Yeni entegratör aktif olur olmaz, gerçek bir işleme geçmeden önce mümkünse bir test/deneme faturası kesin veya düşük tutarlı gerçek bir faturayla sistemin uçtan uca çalıştığını doğrulayın. Faturanın GİB'e ulaştığını ve karşı tarafa düştüğünü gördüğünüzde geçiş tamamlanmış demektir.
Pazaryeri entegrasyonunu yeniden kurun
Pazaryeri siparişlerinden otomatik fatura kesiyorsanız, eski entegratöre bağlı otomasyon kopacaktır. Burada entegratör bağımsız bir yönetim yazılımı kullanmak büyük avantaj sağlar: faturalarınızı bir aracı katmandan kestiğinizde, entegratör değişse bile pazaryeri tarafındaki kurulumu baştan yapmanız gerekmez. Bu yaklaşımın ayrıntılarını pazaryeri e-fatura otomasyonu yazımızda bulabilirsiniz.
Eski faturaların saklanması ve yasal yükümlülük
e-Fatura ve e-Arşiv faturaları, yasal saklama süresi boyunca elektronik ortamda, orijinal imzalı/mühürlü halleriyle saklanmak zorundadır. Entegratör değiştirmeniz bu yükümlülüğü ortadan kaldırmaz; aksine, faturaların eski sağlayıcının sunucusunda kalması durumunda erişiminizi kaybetme riski doğar.
Şu kurallara dikkat edin:
- Orijinal formatı koruyun: Faturaların yalnızca PDF görüntüsü yeterli değildir; GİB onaylı imzalı XML (UBL) dosyalarını da saklayın.
- Yedekleyin: İndirdiğiniz arşivi en az iki ayrı yerde (bilgisayar + bulut/dış disk) tutun.
- Saklama süresini teyit edin: Güncel saklama süresi ve ibraz yükümlülüğü için mali müşavirinizle veya GİB'in resmi duyurularıyla teyit alın; süre ve usuller mevzuata göre değişebilir.
- Geçiş tarihini not edin: Hangi tarihe kadarki faturaların eski, hangilerinin yeni entegratörde olduğunu kayıt altına alın. Bir denetimde bu ayrım işinizi kolaylaştırır.
e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki farkı ve hangi belgenin nasıl saklandığını tam olarak kavramak isterseniz, e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki fark yazımız iyi bir başlangıç noktasıdır.
Sık sorulan sorular
Entegratör değiştirince eski faturalarım kaybolur mu?
Kaybolmaz, ancak eski entegratörün panelindeki erişiminiz kısıtlanabilir. Bu yüzden geçişten önce tüm gelen ve giden faturalarınızı imzalı XML ve PDF olarak indirip yedeklemeniz şarttır. Yasal saklama yükümlülüğü size aittir; faturaları sizin güvenli bir şekilde saklamanız gerekir.
Entegratör değiştirirken fatura kesmeye ara vermek zorunda mıyım?
Hayır. Yeni entegratör hazır ve GİB etiketi aktif hale gelene kadar eski entegratörü kapatmazsanız, kesinti yaşamadan geçebilirsiniz. Geçişi sakin bir döneme planlamak ve aktivasyon sonrası bir test faturasıyla doğrulama yapmak en güvenli yöntemdir.
Mali mührümü yeniden almam gerekir mi?
Genellikle hayır. Mali mühür sertifikası firmanıza aittir ve yeni entegratöre aynı sertifika tanımlanır. Mührünüzün geçerlilik süresinin dolmadığından emin olun; süresi yaklaşıyorsa geçişle birlikte yenileme planı yapabilirsiniz. Kesin durum için mali müşavirinizle teyit edin.
Tekciro, pazaryeri siparişlerinizi tek masaüstü programda toplar; siparişten faturaya kadar olan süreci entegratörünüzle uyumlu şekilde otomatikleştirir. Böylece entegratörünüzü değiştirseniz bile pazaryeri, stok ve kâr yönetiminiz tek panelden kesintisiz devam eder. Geçiş sürecini sadeleştiren çözümümüzü ve paketlerimizi fiyatlandırma sayfamızda inceleyebilirsiniz.
